vanHaren Schoenen B.V. is verantwoordelijk voor deze werken-bij site (zie hieronder voor contactgegevens). Zodra je een sollicitatie indient bij vanHaren Schoenen B.V., is de afdeling Human Resources en de (assistent) Filiaalmanager van het filiaal waarvoor je solliciteert of de leidinggevende van de afdeling waarvoor je solliciteert verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die je op deze website invoert en voor de afhandeling van je sollicitatie. Alle bedrijfsonderdelen van vanHaren Schoenen B.V., dat zijn de filialen, het Logistiek Centrum en het Support Office (hierna verder gezamenlijk aangeduid als “vanHaren”), maken gebruik van onderstaande privacyverklaring om de privacy van interne en externe sollicitanten via werkenbijvanharen.be te waarborgen. vanHaren volgt bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens van sollicitanten richtlijnen en voorschriften zoals gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die per 25 mei 2018 van kracht is.

Deze privacyverklaring is bedoeld om jou, als sollicitant, informatie te geven over de manier waarop vanHaren jouw gegevens verzamelt en verwerkt en geldt voor alle werving- en selectieprocedures bij vanHaren, dus zowel voor de digitale als niet-digitale sollicitaties.

Deze privacyverklaring zal telkens worden aangepast aan de meest recente wet- en regelgeving. Kijk dus regelmatig op deze website om op de hoogte te blijven van eventuele aanpassingen. Deze versie is gepubliceerd op 7 mei 2018.

1.  Met welk doel verzamelen en verwerken we jouw gegevens?

De gegevens die jij, als sollicitant, op het (digitale) sollicitatieformulier (op de website) invult, worden door vanHaren uitsluitend verwerkt om te bepalen of je in aanmerking komt voor een functie binnen vanHaren. De gegevens worden niet op een andere manier gebruikt en/of opgeslagen voor andere doeleinden. Om een goede selectie te maken van sollicitanten op de juiste vacatures, bestaat het werving- en selectieproces bij vanHaren onder andere uit het vergelijken van de gegevens van jou, als sollicitant, met de vacature(s) en de daarbij behorende kwalificaties, de samenstelling van het team waarvan je mogelijk deel gaat uitmaken, het contact opnemen voor een nadere kennismaking en/of het plannen van een sollicitatiegesprek. Daarnaast het eventueel (uiteraard met toestemming) het contact opnemen referenten die je hebt opgegeven en/of opleidingsinstituten. Verder is het mogelijk om, alleen in overleg met jou en na expliciete schriftelijke toestemming van jou, jouw persoonsgegevens voor maximaal zes maanden in portefeuille te houden voor eventuele andere vacatures waarvoor je in aanmerking zou kunnen komen, mocht je in eerste instantie afgewezen worden voor de functie waarop je solliciteert.

Met "verwerken" van persoonsgegevens bedoelen we het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens in het kader van de werving- en selectieprocedure.

De persoonsgegevens van jou, als sollicitant, verkrijgen we in eerste instantie door het (digitale) sollicitatieformulier dat jij zelf invult. Daarna kunnen eveneens persoonsgegevens worden verzameld door persoonlijk en/of telefonisch contact met jou, referenten en/of opleidingsinstituten, dan wel nadere schriftelijke informatieverschaffing.

2.  Welke gegevens worden verzameld?

vanHaren verzamelt enkel gegevens die relevant zijn voor de werving- en selectie-procedure. Deze gegevens bestaan in ieder geval uit jouw voorna(a)m(en) en achternaam, adres, postcode, woonplaats, contactgegevens (telefoonnummer(s) en e-mail), het geslacht en de geboortedatum. Als je jonger bent dan 16 jaar verzamelt vanHaren ook de toestemming van jouw ouders, voogden of verzorgers voor het gebruiken van jouw persoonsgegevens. Verder kunnen relevant zijn: opleiding, gevolgde cursussen, stages en de werkervaring. Als je een CV of motivatiebrief uploadt of bij het (digitale) sollicitatieformulier voegt, verwerken we alle overige informatie die daarin is opgenomen. Voor bepaalde functies kan aan jou gevraagd worden of je wilt deelnemen aan een assessment. In dat geval worden aan degene die is belast met het assessment alleen de persoonsgegevens verstrekt die noodzakelijk zijn voor het assessment.

vanHaren verzamelt en verwerkt geen zogenaamde ‘bijzondere persoonsgegevens’ van jou, bijvoorbeeld gegevens over godsdienst, ras, politieke voorkeur, seksuele geaardheid of lidmaatschap van een vakvereniging.

3.  Met wie worden jouw persoonsgegevens gedeeld?

Jouw persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan degenen die de werving- en selectie activiteiten binnen vanHaren in hun takenpakket hebben, dat zijn de afdeling Human Resources en de (assistent) Filiaalmanager van het filiaal waarvoor je solliciteert of de leidinggevende van de afdeling waarvoor je solliciteert.

Als je solliciteert via het digitale sollicitatieformulier op de site werkenbijvanharen.be komen de door jou ingevulde persoonsgegevens binnen bij de afdeling Human Resources in een beveiligd E-HRM sollicitantensysteem. Deze afdeling stuurt jouw gegevens vervolgens door naar de (assistent) filiaalmanager of naar de leidinggevende van de afdeling waarvoor je solliciteert. Jouw gegevens komen dan binnen in de (assistent) filiaalmanagers-mailbox waarvoor een inlog noodzakelijk is of in de persoonlijke mailbox van de leidinggevende van de afdeling waarvoor ook een inlog noodzakelijk is.

Als je solliciteert via een sollicitatieformulier dat je in een van onze filialen hebt gekregen, dan lever je dit formulier weer in bij datzelfde filiaal waarna direct afspraken gemaakt kunnen worden over de verdere sollicitatieprocedure. De persoonsgegevens die je verstrekt hebt worden zorgvuldig bewaard in een kast, lade of kluis die afgesloten wordt.

vanHaren zal jouw gegevens niet verstrekken aan derde partijen, tenzij zij daartoe wettelijk verplicht is.

4.  Hoe en waar bewaren wij jouw persoonsgegevens?

vanHaren en subwerkers bewaren jouw persoonsgegevens tijdens de werving- en selectieprocedure. Na afloop van de procedure worden jouw persoonsgegevens, als je aangenomen wordt, gebruikt om je indiensttreding te regelen. Jouw persoonsgegevens komen dan terecht in ons personeelsinformatiesysteem. Mocht je niet aangenomen worden dan worden jouw persoonsgegevens, die je hebt aangeleverd via het online sollicitatieformulier, automatisch uit ons E-HRM systeem verwijderd na maximaal vier weken. Jouw sollicitatie blijft dan wel als ‘anonieme sollicitant’ zichtbaar maar dan zonder enige persoonsgegevens. Dit doen we omdat we wat statistieken willen bijhouden over de sollicitatieprocedures (dus aantallen en dergelijke).

Als je via een sollicitatieformulier dat je in een filiaal hebt gekregen solliciteert geldt hetzelfde. Ook dan worden na afloop van de werving- en selectieprocedure, jouw persoonsgegevens, als je aangenomen wordt, gebruikt om je indiensttreding te regelen. Mocht je niet aangenomen worden dan worden jouw persoonsgegevens na maximaal vier weken vernietigd.

Het kan zijn dat, als je niet wordt aangenomen, je met de (assistent) filiaalmanager of de leidinggevende van de afdeling afspreekt dat jouw persoonsgegevens nog even bewaard worden. Hiervoor moet je expliciet en schriftelijk toestemming geven en deze toestemming geldt dan voor maximaal zes maanden. Na het verstrijken van deze periode van zes maanden worden jouw gegevens verwijderd dan wel vernietigd.

Jouw persoonsgegevens worden trouwens niet buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte verwerkt.

5.  Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging via onze website tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact met ons op. Bij punt 1.8 staan onze contactgegevens.

Wij hebben de volgende maatregelen rond onze website genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:

• Beveiligingssoftware, zoals frequente software updates, een virusscanner en firewall.
• SSL: Wij versturen jouw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk 'https' en het hangslotje in de adresbalk.
• SPF: Dit is een internetstandaard die wij gebruiken om te voorkomen dat jij uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoeld zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.

6.  Wat zijn jouw rechten als sollicitant?

Volgens de AVG heb je als sollicitant recht op inzage in jouw persoonsgegevens die door vanHaren worden bewaard. Als je dat wilt dan moet je een schriftelijk verzoek indienen bij de afdeling Human Resources (in geval van een online sollicitatie) of bij het filiaal ( in geval van een sollicitatie via het sollicitatieformulier dat je in het filiaal hebt gekregen). Je hebt als sollicitant ook het recht om vanHaren te vragen jouw persoonsgegevens te beperken (recht op beperking van de verwerking), te corrigeren en/of aan te vullen (recht op rectificatie en aanvulling) of te verwijderen (recht op vergetelheid). Daarnaast heb je het recht op dataportabiliteit (dat wil zeggen dat je vanHaren mag vragen om je gegevens beschikbaar te stellen) en het recht m.b.t. geautomatiseerde besluitvorming en profilering (dat wil zeggen het recht op een menselijke blik bij besluiten). Je hebt bovendien het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7.  Wettelijke grondslag

De verwerking van persoonsgegevens van jou, als sollicitant, is noodzakelijk voor ‘de behartiging van een gerechtvaardigde belang’ van vanHaren. Dat betekent in het geval van sollicitaties dat ons belang is dat we geschikte nieuwe medewerkers willen werven en selecteren voor onze filialen, Logistiek Centrum en Support Office. 

8.  Contact en vragen
Vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring? Dat kan! Stuur deze naar privacy@vanharen.nl ter attentie van Thierry Robben, privacy functionaris. 

Let op, dit e-mailadres is alleen bestemd voor vragen over de privacyverklaring en het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens via deze website.

Voor vragen en opmerkingen over de gegevensverwerking in het kader van een specifieke sollicitatie neem je contact op met de afdeling Human Resources van vanHaren Schoenen B.V. (03 500 60 87) of met het vanHaren filiaal waar je gesolliciteerd hebt.

Voor alle andere vragen over het werving- en selectieproces, verwijzen wij je graag naar de website werkenbijvanharen.be en de daarop aangegeven contactgegevens.